Document
Conținut final, format acceptat, anexe complete și versiune identificabilă.
01 / INPUT
02 / IDENTITY
03 / SIGNATURE
04 / VALIDATION
05 / ARCHIVE
02 / IDENTITY
03 / SIGNATURE
04 / VALIDATION
05 / ARCHIVE
Proces, nu doar buton
Semnarea electronică, proiectată cap-coadă.
Semnarea electronică este procesul complet prin care un document final este asociat unui semnatar, semnat prin metoda potrivită, validat și păstrat. Rezultatul este sigur numai dacă versiunea, identitatea, autorizarea și arhivarea sunt controlate împreună.
Vezi arhitectura procesului ↓
Arhitectura minimă
Șase componente. Un singur rezultat verificabil.
Semnatar
Persoană identificată, rol clar și drept de asumare verificat.
Metodă
Tip de semnătură ales după risc, cerință legală și destinatar.
Autorizare
PIN, cod temporar sau mecanismul prin care semnatarul controlează acțiunea.
Validare
Controlul integrității, certificatului și rezultatului tehnic.
Păstrare
Fișier original, istoric, acces controlat și politică de arhivare.
Model de control
Semnătura nu repară un proces greșit
Un certificat valid nu corectează datele greșite, lipsa dreptului de reprezentare sau semnarea unei versiuni intermediare. Controlul începe înainte de aplicarea semnăturii și continuă după ea.
Alege infrastructura de semnare ↗INPUT Documentul este complet și blocat pentru editare.
IDENTITY Semnatarul și calitatea sa sunt verificate.
POLICY Tipul semnăturii corespunde cerinței.
OUTPUT Fișierul rezultat este validat înainte de distribuire.
RETENTION Originalul și dovezile sunt păstrate împreună.
Implementare în organizație
Începe cu un singur flux măsurabil
Nu digitaliza simultan toate excepțiile. Alege un document frecvent, cu semnatari și reguli cunoscute, apoi măsoară rezultatul.
-
1
Inventariază
Volum, semnatari, timp actual, erori și obligații.
-
2
Definește
Versiune, ordine, tip de semnătură, refuz și termen.
-
3
Pilotează
Testează cu un grup mic și documente reale, fără excepții rare.
-
4
Măsoară
Timp până la semnare, rata de finalizare și intervențiile manuale.
-
5
Extinde
Adaugă alte documente numai după stabilizarea regulilor.
Ce merită măsurat
Timp totalde la versiune finală la ultima semnătură
Rată de finalizaredocumente semnate fără retrimitere
Intervențiicorecții, remindere și suport manual
Trasabilitateprocese cu istoric și original complet
Întrebări operaționale
Despre procesul de semnare
Ce înseamnă semnare electronică?
Este procesul prin care o persoană aplică o semnătură electronică unui document sau unor date. Într-un flux complet intră pregătirea, identificarea, semnarea, validarea și păstrarea.
Poate fi automatizat procesul?
Rutarea, notificările, validările preliminare și arhivarea pot fi automatizate. Autorizarea semnăturii unei persoane trebuie să respecte controlul cerut de soluția și tipul folosit.
Care este diferența dintre semnare și aprobare?
Aprobarea este o decizie de proces; semnarea este asumarea documentului printr-o semnătură. Un flux poate include mai multe aprobări înaintea semnării.
Când aleg semnătura calificată?
Când este impusă de lege sau destinatar ori când este necesar efectul juridic echivalent semnăturii olografe și un nivel ridicat de certitudine.
Ce păstrez după finalizare?
Fișierul original semnat, anexele acoperite de proces, istoricul relevant și informațiile necesare validării ulterioare.